令和4年度新生自治会定期理事総会議事録

日時　2022年5月25日18時30分から　

場所　布田南ふれあいの家　　　　　　　　　　　　　　　記載者・谷戸忠司

出席者　小川潤治、吉田良一、谷戸忠司、小林和夫、小谷田久弘、伊藤兼一、

橋本重一、小川幸夫、田中良子、斎藤美貴、山本洋之、小林賢一、

金子諭介、大槻真也、鳥澤清晴、小泉一也、丸島慶子、本間芳枝、

松本博        計19名　

前年度総会長の吉田・第二自治会長が開会の、谷戸・第三自治会長が新年度総会長として挨拶。議長に谷戸総会長を選んで進められた。

総会成立要件　新生自治会はこれまで、理事総会が成立しているかどうかの報告を行っていなかった。本来なら出席者に欠席者の委任状を加えた数が有権利者の過半数を超えた場合に成立する。ただ、委任状の数え方が自治会によってバラバラなため、今回は出席者全員の同意で成立とし、次年度から委任状の数え方を統一した上で、成立の可否を決めることになった。

議案

1．        役員人事　総会長・谷戸忠司、総会計・大槻真也、総書記・谷戸忠司=

兼任、総会計監査・斉藤美貴、橋本重一の執行部案が賛成多数で可決された。

2．        令和3年度活動報告、同決算報告、同会計監査報告、令和4年度活動計画案、同予算案　報告と補足説明が各担当者から行われた。コロナ禍の終息が見通せず、3年度も活動がほとんど出来ず、支出も固定費以外では敬老祝品と祭倉庫の合い鍵作成費ぐらいで、繰越金が14万円余り積み上がった。4年度も、どの程度活動が出来るか不透明だが、感染リスクの少ないもの、軽減可能なものは実施を前提に準備し、会費徴収に見合った活動を目指す。予算案には載せていないが、Ａ３サイズのチラシにラミネート加工できる機器の購入検討が報告された。

上記5議案は賛成多数で承認された。　

3．        ホームページ　4月に開設された新生自治会ホームページについて報告。パソコンでもスマホでも見ることが出来、いつでも、非会員も自治会の情報が得られる。回覧や掲示板に比べて圧倒的に大きな容量もある。自治会の歴史を後の世代に伝えることは重要な責務で、ホームページは有効な手段。多くの地域住民に有益な情報収集コンテンツになることを目指し、内容の充実に努めて行く。

4．        自治会掲示板の設置　回覧板、ホームページの補完として有用な掲示板を各自治会区域内に最低1か所設置したい。まだ掲示板がない第一、第三自治会のうち、第三自治会は土地所有者から了解が得られたため、市に設置申請をする。第一自治会は、引き続き設置箇所を捜す。

5．        敬老祝品  申請期限の緩和要求、受領確認の是非など検討課題が出てきたため、規程案を作って討議。期限を過ぎても申請を認めて贈呈する、クオカードの入手が難しくなっているため今後は現金に変える、各自治会は毎年対象者リストを作成し、贈呈したときに受領印（サイン）をもらう。これらをガイドラインとして実施していくことが承認された。

　6．   訃報の取扱　コロナ禍や家族葬の増加などで、自治会への訃報連絡が減っている状況に鑑み、遺族に条件を緩和した形で連絡を促す規程のたたき台が提示されたが、対象者や連絡の範囲などを巡って意見が分かれた。このため、統一の決まりとせず、各自治会で判断した上で運用して行くことになった。

　7．　　その他　「退会を希望する会員への対応をどうすべきか」との質問があり、「加入は強制ではないが慰留に努めて欲しい。自治会加入にメリットを感じないためだろうと思われるので、会員のメリットになる施策を行う努力をして行く」と。「新規加入や慰留をする際、近隣の誰が会員なのかを伝えたい。理事にも名簿を公開できないか」との要請には、「個人情報の問題もあり、現在は会長がそれぞれの名簿を所持している。当面は個々の事情を告げ、会長に名簿の閲覧を希望することにとどめたい」と回答する。また、「出席者に名札を付けるなどしてもらえると顔や名前を覚えやすい」との注文があり、次年度総会から実施する方向で検討することになった。

　　　　 総会長からは、心停止の人を救命するＡＥＤが必要時にいち早く借り出せるよう、地域内のＡＥＤ設置施設や利用条件が一目で分かるマップを作成したいとして、調査の協力要請があった。

　20時10分に議事はすべて完了。小川・第一自治会長が閉会を宣言した。